BAB 4 ANALISA SISTEM

BAB IV. Analisa Sistem

I.     Definisi Analisa Sistem

Analisa sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan

II.     Langkah-langkah Dalam Analisa Sistem

Langkah-langkahnya:

1.        Identify: mengidentifikasi masalah

Ada 3 langkah yang harus dilakukan di dalam tahapan ini, yaitu:

a.         Mengidentifikasi Penyebab Masalah

b.         Mengidentifikasi Titik Keputusan

c.         Mengidentifikasi Personil-personil Kunci

2.        Understand: memahami kerja dari sistem yang ada

Untuk mempelajari operasi dari sistem ini diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan penelitian:

a.         Menentukan jenis penelitian

b.        Merencanakan jadwal penelitian

c.         Membuat penugasan penelitian

d.        Membuat agenda wawancara

e.         Mengumpulkan hasil penelitian

3.        Analyze: menganalisis sistem

Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil penelitian yang telah dilakukan. Kita dapat menganalisis:

a.         Kelemahan dari sistem lama tersebut

b.        Kebutuhan informasi bagi pemakai sistem dan pihak manajemen

4.        Report: membuat laporan hasil analisis

Isinya adalah:

a.         Alasan melakukan analisis sistem

b.        Menguraikan permasalahan-permasalahan yang terjadi pada sistem lama

c.         Mengidentifikasi penyebab masalah

d.        Mengidentifikasi titik keputusan

e.         Menguraikan penelitian yang dilakukan

f.         Menguraikan hasil analisis

g.         Kesimpulan analisis

III.     Menganalisis hasil penelitian pada sebuah objek penelitian (Rumah Sakit)

Perkembangan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMR) masih belum lancar dan banyak rumah sakit mengalami kegagalan dalam aplikasinya karena adanya beberapa hambatan dan kendala.

Permasalahan yang menjadi penghambat dan kendala dalam perkembangan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMR), menjadi tantangan tersendiri bagi para pengembang Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMR) ini. SetiapRumah sakit harus memahami betapa pentingnya manajemen informasi bagi perkembangan Rumah Sakit. Terdapat dua alasan utama mengapa terdapat perhatian yang besar terhadap manajemen informasi, yaitu meningkatnya kompleksitas kegiatan rumah sakit dan meningkatnya kemampuan komputer. Dengan tersedianya informasi yang berkualitas, tentunya juga mendorong pegawai untuk meningkatkan kemampuan kompetitif (competitive advantage) Rumah sakit.

Penyelesaian yang harus dilakukan oleh Rumah Sakit dalam menghadapi permasalahan dan kendala dari pengembangan Sistem informasi manajemen rumah sakit (SIMR) adalah dengan memberikan pemahaman kepada setiap anggota organisasi mengenai pentingnya Sistem informasi manajemen rumah sakit (SIM), memberikan pelatihan yang intensif kepada pengguna Sistem informasi manajemen rumah sakit (SIMR), dan memberikan insentif kepada setiap pegawai yang dapat memanfaatkan Sistem informasi manajemen rumah sakit (SIMR) dengan lebih optimal.

Manajemen tidak dapat mengabaikan sistem informasi karena sistem informasi memainkan peran yang penting di dalam suatu organisasi. Sistem informasi sangat mempengaruhi secara langsung dalam pengambilan keputusan, membuat rencana, dan mengelola pegawai, serta meningkatkan sasaran kinerja yang hendak dicapai, yaitu bagaimana menetapkan ukuran atau bobot setiap tujuan/kegiatan, menetapkan standar pelayanan minimum, dan menetapkan standar dan prosedur pelayanan baku kepada masyarakat. Untuk itu, tanggung jawab terhadap sistem informasi tidak dapat didelegasikan begitu saja kepada sembarang pengambil keputusan.

Semakin meningkat saling ketergantungan antara rencana strategis organisasi, peraturan dan prosedur di satu sisi dengan sistem informasi (software, hardware, database, dan telekomunikasi) di sisi yang lainnya.

Perubahan di satu komponen akan mempengaruhi komponen lainnya. Hubungan ini menjadi sangat penting saat manajemen mempunyai rencana ke depan. Kegiatan yang akan dilakukan pada masa yang akan datang biasanya sangat tergantung kepada sistem apa yang tersedia untuk dapat melaksanakannya. Misalnya, dalam peningkatan produktivitas kerja para pegawai sangat tergantung pada jenis dan kualitas dari sistem informasi organisasi.

Pengembangan dan pengelolaan sistem saat ini membutuhkan partipasi banyak pihak di dalam Rumah Sakit, jika dibandingkan peran dan partisipasi pada periode-periode yang lalu.

Dengan meningkatnya kecenderungan organisasi berteknologi digital, maka sistem informasi di dalam Rumah Sakit dapat meliputi jangkauan yang semakin luas hingga kepada masyarakat, pemerintahan, swasta, dan bahkan informasi mengenai perkembangan politik terakhir.

Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMR) memainkan peran yang sangat besar dan berpengaruh di dalam rumah sakit karena semakin tingginya kemampuan teknologi komputer dan semakin murahnya biaya pemanfaatan teknologi komputer tersebut.

1.      Kelemahannya:

a.       Pemahaman para pemakai tentang komputer yang masih kurang

b.      Pemahaman para spesialis bidang informasi tentang bisnis dan peran manajemen yang masih minim

c.       Relatif mahalnya harga perangkat komputer

d.      Ambisius para pengguna yang terlalu yakin dapat membangun sistem informasi secara lengkap sehingga dapat mendukung semua lapisan pegawai

2.        Kebutuhan informasi bagi user & pihak manajemen

a.       Informasi data pasien yang meliputi :

·         Data pribadi pasien termasuk riwayat kesehatan pasien sebelumnya

·         Tarif yang dikenakan pada pasien

·         Informasi mengenai status pembayaran pasien

b.      Informasi tarif rumah sakit yang meliputi :

·         Tarif rawat jalan dari tiap dokter di rumah sakit

·         Tarif rawat inap termasuk di dalamnya tarif untuk kamar, obat-obatan dan sebagainya.

·         Tarif pemeriksaan Medical Checkup

c.       Informasi bagi direktur rumah sakit yang meliputi :

·         Laporan pendapatan dari rawat jalan bulanan

·         Laporan pendapatan dari rawat inap bulanan

·         Laporan bagi hasil jasa dokter baik dari rawat jalan dan rawat inap

·         Laporan tunggakan pasien yang belum melunasi biaya rumah sakit

3.        Laporan Hasil Analisis:

Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMR) merupakan bidang yang harus dikembangkan oleh setiap Rumah Sakit yang ada di Indonesia. Perkembangan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMR) sangat cepat dan pesat, untuk itu setiap Rumah Sakit harus dengan cepat untuk dapat beradaptasi dengan teknologi ini.

Permasalahan yang menghambat dan menjadi kendala bagi pengembangan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMR) di Indonesia bukan menjadi penghalang bahwa teknologi ini tidak digunakan dan dikembangkan. Setiap Rumah Sakit yang memiliki hambatan dan kendala dalam pengembangan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMR) harus dengan cepat mengatasi dan menyelesaikannya dengan memberikan pemahaman, pelatihan dan insentif kepada setiap pegawai yang memanfaatkan Sistem informasi manajemen rumah sakit (SIMR) dengan lebih optimal.

Pemanfaatan Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMR) yang optimal, maka akan memberikan banyak benefit bagi Rumah Sakit tersebut

BAB 3 KEBIJAKAN DAN PERENCANAAN SISTEM

BAB 3

A.     Kebijakan Dan Perencanaan Sistem

1.      Definisi Perencanaan Sistem

Perencanaan sistem merupakan salah satu tahapan atau fase pengembangan sistem yang pertama, menetukan suatu rangkaian atau kerangka kerja yang menyeluruh. Yang melibatkan manajer profesional guna menemukan strategi untuk mendukung rencana yang telah di tetapkan oleh suatu organisasi.

2.      Definisi Proyek Sistem

Proyek adalah kegiatan yang melibatkan berbagai sumber daya yang terhimpun dalam suatu wadah (organisasi) tertentu dalam jangka waktu tertentu untuk melakukan kegiatan yang telah di tetapkan sebelumnya atau untuk mencapai sasaran tertentu.

Proyek sistem adalah pengembangan sebuah sistem informasi dalam satu organisasi.

B.     Proses Perencanaan Sistem

Proses perencanaan sistem di bagi dalam 3 proses utama, yaitu :

1.      Merencanakan proyek – proyek sistem, meliputi :

a.       Mengakaji tujuan, perencanaan strategi dan taktik perusahaan

Perencanaan sistem harus sejalan dengan tujuan perusahaan.

b.      Mengidentifikasi proyek – proyek sistem.

Menentukan proyek – proyek sistem informasi yang di butuhkan dalam suatu organisasi.

Contoh : dalam peruasahaan bisnis proyek-proyek sistem informasi dapat berupa sistem informasi untuk :

-          Pengendalian distribusi

-          Pengendalian produksi

-          Pengendalian keuangan

-          Pengendalian persediaan

c.       Menetapkan sasaran proyek – proyek sistem.

Sasaran ini merupakan apa yang ingin di capai oleh masing – masing proyek sistem.

Contoh : sistem informasi penjualan, memiliki sasaran

-          Memberikan pelayanan order kepada pelanggan dengan lebih baik

-          Meningkatkan volume penjualan.

-          Menyediakan laporan penjualan yang tepat waktu kepada manajer marketing.

d.      Menetapkan kendala proyek-proyek sistem

Ada 3 faktor kendala :

1.      Masalah dana

2.      Masalah waktu

3.      Mengenai batasan peraturan yang berlaku pada perusahaan terssebut.

e.       Menentukan prioritas proyek-proyek sistem.

Yaitu menetukan proyek-proyek sistem mana yang perlu di kembangkan terlebih dahulu, tentunya proyek-proyek sistem yang sangat diperlukan dan mendesak harus di prioritaskan.

f.       Membuat laporan perencanaan sistem

Isi dari laporan perencanaan sistem tersebut :

-          Latar belakang organisasi

-          Proyek sistem informasi yang di rencanakan

-          Sasaran pengembangan sistem informasi

-          Kendala di dalam pengembangan sistem informasi

-          Menentukan prioritas-prioritas proyek sistem informasi.

-           

g.       Meminta persetujuan manajemen.

2.      Mempersiapkan proyek – proyek sistem yang akan di kembangkan, meliputi :

a.       Menunjuk team analis

b.      Mengumumkan proyek pengembangan sistem.

3.      Mendefinisikan proyek – proyek di kembangkan , meliputi :

a.       Melakukan studi kelayakan

b.      Menilai kelayakan proyek sistem

c.       Membuat usulan proyek sistem.

d.      Meminta oersetujuan manajemen.

C.     Studi kelayakan

1.      Definisi studi kelayakan

Menurut Husein Amir, Studi Kelayakan Bisnis Edisi - 2 ( hal 8 thn, 2003 ) adalah merupakan penelitian terhadap rencana bisnis yang tidak hanya menganalisis layak atau tidak bisnis dibangun, tetapi juga saat dioperasionalkan secara rutin dalam rangka pencapaian keuntungan yang maksimal untuk waktu yang tidak ditentukan.

Jadi studi kelayakan dapat diterjemahkan sebagai berikut adalah penelitian tentang dapat tidaknya suatu investasi dapat dilaksanakan dengan berhasil. Keberhasilan bisa diartikan lebih luas atau lebih terbatas yang terutama dipergunakan oleh pihak swasta yang lebih berminat tentang manfaat ekonomis suatu investasi.

2.      Faktor-faktor yang perlu di nilai dalam studi kelayakan

Faktor – faktor yang perlu di nilai dalam studi kelayakan, meliputi :

a.       Kelayakan teknik

-          Ketersediaan teknologi yang di gunakan

-          Ketersediaan staf ahli di dalam mengoperasikan teknologi yang di gunakan.

b.      Kelayakan operasi

-          Kemampuan personil dalam mengoperasikan sistem informasi yang di buat.

-          Kemampuan dari sistem informasi untuk menghasilkan informasi.

c.       Kelayakan jadwal

-          Apakah sistem informasi yang di kembangkan sesuai dengan jadwal yang telah di tentukan.

d.      Kelayakan ekonomi

-          Besarnya dana yang di perlukan untuk pengembangan sistem.

-          Manfaat yang di peroleh oleh sistem informasi di bandingkan dengan biaya perkembangannya.

e.       Kelayakan hukum

-          Apakah sistem yang akan di kembangkan tidak menyimpang dari hukum yang berlakku.

Hal-hal yang perlu diketahui dalam studi kelayakan adalah:

1. Ruang lingkup kegiatan proyek.

Menjelaskan bidang-bidang apa proyek akan beroperasi.

2. Cara kegiatan proyek dilakukan.

Dalam hal ini apakah proyek akan ditangani sendiri, ataukah akan diserahkan pada pihak lain. Siapa yang akan menangani proyek tersebut?

3.      Evalusi terhadap aspek-aspek yang akan menentukan berhasilnya proyek.

4. Sarana yang diperlukan oleh proyek

Bukan hanya menyangkut kebutuhan saja tetapi juga fasilitas-fasilitas.

5. Hasil kegiatan proyek tersebut, serta biaya-biaya yang harus ditanggung

6. Langkah-langkah untuk mendirikan proyek atau memperluas, serta jadwal masing-masing proyek.

D.     Proyek sistem

Adalah pengembangan sebuah sistem informasi dalam suatu organisasi.

Contoh proyek sistem :

Analisa Proyek Sistem Persediaan Barang.

1.TEKNIK METODOLOGI PENGEMBANGAN YANG DIGUNAKAN MENGGUNAKAN PROTOTYPE.

Keuntungan menggunakan metode Prototype:

-Komunikasi user –developper
Frekuensi komunikasi antara user dan developer meningkat
Pengembang / developer akan selalu meminta pendapat user tentang sistem yang sedang dibangun
- Membantu System analis
Menentukan kebutuhan user yang sebenarnya
Mengurang salah persepsi antara user dan developer
- Peran user meningkat
User akan mengevaluasi hasil developer berkali-kali
user bisa memberikan masukan setiap saat
- Pengembangan lebih cepat
program bisa langsung dibuat
user melihat perkembangan tahap demi tahap
- Implementasi mudah
user sudah mengenal perangkat lunak yang dikembangkan
user tidak akan merasa asing.

2. SDM YANG DILIBATKAN YAITU DIANTARANYA
- Pendidikan : S1 Tehnik informatika
- Keahlian : Menguasai pemrograman dan SQL Server’07 atau Mysql
Karyawan yang dibutuhkan dari perusahaan sendiri : 20 orang
dari outsourcing : 10 orang

3.TINJAUAN DARI BUSINESS NEEDS DAN BUSINESS REQUIREMENT
- Kebutuhan bisnis
a.Meningkatkan Kinerja Perusahaan
b.Menyediakan informasi yang akurat dan cepat
c.Mempermudah dalam pengaksesan data
- Permintaan bisnis
a.Untuk Mempermudah Dalam pembuatan laporan
b.Laporan Dapat dikases seara online untuk mendukung pengambilan keputusan

4.PENJADWALAN PROYEK MENGGUNAKAN PERT

Tabel Penjadwalan Kegiatan

Pert Chart.

Jalurnya adalah:
A – C – G : 4 + 8 + 15 = 27
B – E – G : 6 + 6 + 15 = 27

5. PEWAKTUAN PROYEK MENGGUNAKAN GANT CHART

Gantt chart

Menentukan Penjadwalan sistem

6. KEBUTUHAN NON FUNGSIONAL

a) Sistem Operasi
Server : Windows Server( 2003), Linux (fedora, radhad server)
Client : Windows XP Prof,Linux(xandros,ubuntu dan versi linux lainnya)

b) Software
CASE (computer aided system engineering) 

c) Hardware
Server dengan spesifikasi
Processor Minimum :1GHz
Recommended : 2GHz
Optimal : 3GHz or faster
Memory Minimum 1GB RAM
Recommended 2GB RAM
Disk Space Minimum: 10GB
Drive DVD-ROM drive
Display SVGA (800 × 600) or higher resolution
Keyboard ,mouse or pointing device
Perangkat Jaringan

d) Network
LAN (Local Area Networks)
Sebuah LAN, adalah jaringan yang dibatasi oleh area yang relatif kecil, umumnya dibatasi oleh area lingkungan seperti sebuah perkantoran di sebuah gedung, atau sebuah sekolah, dan biasanya tidak jauh dari sekitar 1 km persegi.
WAN (Wide Area Networks)
Sebuah adalah jaringan yang lingkupnya sudah menggunakan sarana Satelit ataupun kabel bawah laut.